Ilaria | Privacyreglement Ilaria
17028
page-template-default,page,page-id-17028,page-child,parent-pageid-15284,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-theme-ver-9.1,wpb-js-composer js-comp-ver-4.11.1,vc_responsive

Privacyreglement Ilaria

In dit privacyreglement laat Ilaria zien op welke manier het dagelijks omgaat met
persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de cliënt en de zorgorganisatie en staat daarmee
hoog op de bestuurlijke agenda. Zorgorganisaties zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel
en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van
cliënt. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid. Het
beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische
ontwikkelingen, de decentralisaties en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk
om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy te
waarborgen.

1. Wetgeving en definities
Tot 25 mei 2018 had elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de
Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelde het juridische
kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 is de Wbp vervallen en
de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking
getreden, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor
versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
In de AVG wordt een aantal begrippen gebruikt (Artikel 4, AVG). Ter verduidelijking staat hieronder
een uitleg van de begrippen:
Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je
een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals
over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon
(bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook
bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die bijvoorbeeld gaan over gevoelige onderwerpen,
zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het burgerservicenummer (BSN).
Gegevens over gezondheid: Persoonsgegevens die de geestelijke of lichamelijke
gezondheid van een persoon betreffen.
Bestand: Iedere gestructureerde verzameling van
persoons-gegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk is.
Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking
hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens
verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Ontvanger: De persoon of organisatie aan wie of waaraan de
persoonsgegevens worden verstrekt.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling
worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de
bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een
ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking: Een verwerking is alles wat je, al dan niet
geautomatiseerd, met een persoonsgegeven doet, zoals: verzamelen, vastleggen, ordenen,
structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, bij elkaar voegen, verstrekken aan
een ander, en wissen of vernietigen.
Toestemming: Een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling,
waarmee betrokkene de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens aanvaardt.

2. Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van
persoonsgegevens, alsook de verwerkingen van persoonsgegevens die in een bestand zijn
opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen door alle diensten, afdelingen en
medewerkers van Ilaria. Oftewel, op alle verwerkingen die binnen Ilaria plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke
De directie van Ilaria is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens Ilaria
worden uitgevoerd.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met
persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een
verwerking:
● Verzamelen, vastleggen, ordenen en structureren
● Bewaren, bijwerken en wijzigen
● Opvragen, raadplegen en gebruiken
● Verstrekken door middel van doorzending
● Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
● Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
● Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
Doeleinden (Artikel 5, AVG)
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is
vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet
voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de
Wet langdurige zorg, Wet maatschappelijke ondersteuning of de Jeugdwet, zijn de doelen voor het
verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen
worden.
Doeleinden cliënten:
De doeleinden van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:
● Een goede uitvoering van de hulpverlening die door de organisatie wordt verleend;
● Het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid
en beheer van de organisatie;
● Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
● Het financieel afhandelen van de geboden hulpverlening aan de cliënt met de cliënt dan wel
met diens zorgkantoor of gemeente;
● Het verantwoorden van de organisatie aan de gemeente of het zorgkantoor en aan de
overheid conform dit reglement, de van kracht zijnde wettelijke verplichtingen;
● Het evalueren en onderzoeken van de hulpverlening.
Doeleinden medewerkers:
De doeleinden van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:
● Een goede uitvoering van het personeelsbeleid dat door de organisatie wordt uitgevoerd;
● Het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid
en beheer van de organisatie;
● Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
● Het financieel afhandelen van salaris en overige vergoedingen;
● Het verantwoorden van de organisatie aan de zorgkantoren, gemeenten,
uitvoeringsinstanties, belastingdienst en aan de overheid conform dit reglement, de vigerende
voorschriften en de wettelijke verplichtingen;
● Het evalueren en onderzoeken van het personeelsbeleid en arbeidsontwikkelingen.
Ilaria zal geen persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden dan hierboven genoemd.
Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet
van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
● Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking
● Voor de uitvoering van een overeenkomst waarvan de betrokkene onderdeel is
● Om een verplichting na te komen die in de wet staat
● Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
● Voor de goede vervulling van een taak van algemeen belang
● Voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang
Wijze van verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in
overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel
mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat
verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In
de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen
worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende),
persoonsgegevens hetzelfde doel kan worden bereikt, moet daar altijd voor gekozen worden.
Ilaria zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden.
Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast
beveiligt Ilaria alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen
worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe Ilaria dit doet staat
in het informatiebeveiligingsbeleid van Ilaria.
De persoonsregistratie(s) kan/kunnen ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten:
● Personalia/identificatiegegevens
● Financiële/administratieve gegevens
● Gezondheidsgegevens
Bijzondere gegevens over bijvoorbeeld ras, godsdienst of levensovertuiging mogen alleen worden
geregistreerd wanneer de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)
Ilaria geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte
(EER) of een internationale organisatie.

5. Transparantie en communicatie
Informatieplicht (Artikel 13, 14, AVG)
Ilaria informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen
gegevens aan Ilaria geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop Ilaria
met persoonsgegevens om zal gaan.
Cliënt
Ilaria informeert de cliënt tijdens het intakegesprek en door middel van de Algemene
leveringsvoorwaarden dat er persoonsgegevens worden geregistreerd en over het bestaan van het
privacyreglement. De cliënt kan bij de directie een exemplaar van het privacyreglement opvragen.
Daarnaast is het privacyreglement digitaal beschikbaar via de website van Ilaria
Medewerker
Ilaria informeert de medewerker tijdens het aannamegesprek dat er persoonsgegevens worden
geregistreerd. De medewerker kan bij de directie een exemplaar van het privacyreglement opvragen.
Daarnaast is het privacyreglement digitaal beschikbaar via de website van Ilaria
De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat Ilaria persoonsgegevens
van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de
betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verstrekking van gegevens van cliënten of medewerkers binnen de organisatie (Artikel 28, 29,
AVG)
Binnen de organisatie van de verantwoordelijke kunnen zonder toestemming van de betrokkene
persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is.
Verstrekking van gegevens van cliënten buiten de organisatie (Artikel 6, AVG)
Buiten Ilaria kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden
verstrekt, voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is, aan:
● Degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele hulpverlening aan de betrokkene,
tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben;
● Aan organen genoemd in de Wlz en WMO, aan het ministerie van VWS en aan de Dienst
Justitiële inrichtingen, ten behoeve van de financiering van de hulpverlening;
● Veilig Thuis, indien er sprake is van vermoedens van kindermishandeling en van vermoedens
van huiselijk geweld waarbij alleen meerderjarigen zijn betrokken, conform artikel 5.2.6 van de
Wmo 2015.
Verstrekking van gegevens van medewerkers buiten de organisatie (Artikel 6, AVG)
Buiten Ilaria kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden
verstrekt, voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is, aan:
● Pensioenfondsen;
● Uitvoerings- en uitkeringsinstanties;
● Belastingdienst;
● Arbodienst;
● Inspectie SZW;
● Centraal Bureau voor Statistiek (CBS);
● Ziektekostenverzekeraars;
● Verzekeringsmaatschappijen ten behoeve van persoonlijke verzekeringen.

Verwijdering (Artikel 5, AVG)
Ilaria bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken,
of zoals is vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet
langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in
dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt
kan worden om iemand te identificeren.
Bewaartermijn clëntgegevens
De bewaartermijn voor persoonsgegevens van cliënten is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf
het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer dan redelijkerwijs uit de zorg van een goed
hulpverlener voortvloeit.
Bewaartermijn medewerkergegevens
De bewaartermijn voor persoonsgegevens van medewerkers is in beginsel zeven jaren, te rekenen
vanaf het moment waarop de medewerker uit dienst is getreden.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar
bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden
ook wel de rechten van de betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
● Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Ilaria te
vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
● Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of,
en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
● Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de
betrokkene een verzoek indienen bij Ilaria om dit te corrigeren.
● Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Ilaria te vragen
om hun persoonsgegevens niet meer te verwerken.
● Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven
om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten
verwijderen.
● Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken
tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Ilaria zal hieraan voldoen, tenzij er
gerechtvaardigde belangen zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan
zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Ilaria heeft vier weken de tijd, vanaf de
ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal
Ilaria laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is
er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Ilaria, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Ilaria. aanvullende informatie
opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
6. Geautomatiseerde verwerkingen
Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens
plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een
persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen
voorspellen.
Volgens de AVG is het niet toegestaan om profilering te gebruiken. Artikel 22.2 geeft aan aantal
uitzonderingen:
● Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen betrokkene en
verwerkingsverantwoordelijke
● Toegestaan door Nederlands of EU-recht
● Na toestemming van betrokkene.
Ilaria maakt geen gebruik van profilering.

7. Plichten van Ilaria
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
Ilaria is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan
Ilaria de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens
een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
● De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de
gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
● De doelen van de verwerking;
● Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
● Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
● Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale
organisatie;
● De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
● Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook wel Privacy Impact Assessment (PIA)
genoemd, worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de
bescherming van de privacy. Ilaria voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking,
een grootschalige verwerking, een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt of
wanneer het verwerken van persoonsgegevens een kernactiviteit van het bedrijfsproces is. Dit geldt in
het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)
Ilaria heeft incidenteel een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die
verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn
informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van
de AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de
privacy van afdelingen of teams overneemt. Afdelingen of teams hebben hun eigen
verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van
persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is
verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke
eisen en de richtlijnen die door Ilaria zijn opgesteld op het gebied van privacy.
Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen met de E. Yuksel van Ilaria via:
[e.yuksel@ilariazorg.nl].

Beveiliging (Artikel 32, AVG)
Ilaria treft passende technische en organisatorische maatregelen om het verlies van gegevens of
onrechtmatige verwerking tegen te gaan, zoals:
● Het pseudonimiseren en versleutelen van persoonsgegevens;
● Het toekennen van individuele gebruikersrechten door middel van persoonsgebonden
wachtwoorden en het voeren van een wachtwoordbeleid;
● Het maken van een dagelijkse back-up van automatiseringsprogramma’s;
● Het achter slot en grendel bewaren van persoonsgegevens.
Ilaria beschikt over procedures voor het periodiek testen, beoordelen en evalueren van de
doeltreffendheid van de beveiligingsmaatregelen.

Datalekken (Artikel 33, 34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen
toegang tot die gegevens mogen hebben, maar ook wanneer persoonsgegevens tijdelijk niet
beschikbaar zijn, zoals bij een internetstoring. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden, meldt
Ilaria dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen
aan de AP. Als dit later dan 72 uur is, wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding
gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden
van de betrokkenen. In dit geval meldt Ilaria dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke
taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting
Als Ilaria een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal
via de klachtenregeling van Ilaria worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over
zegt, beslist de directie van Ilaria. De klachtenregeling van Ilaria kan worden opgevraagd bij
de directie en is beschikbaar via de website van Ilaria.
Disclaimer:
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd
op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen
rechten worden ontleend aan dit document.